La domiciliation est une pratique commerciale reconnue par loi, et qui permet aux entreprises d’avoir un siège social. Les sociétés de domiciliation, contre un prix forfaitaire mensuel, attribuent aux nouvelles entreprises un siège commercial. Pour avoir une idée précise sur les avantages, les inconvénients et les critères de choix d’une société de domiciliation, nous vous invitons à la lecture de cet article.
Plan de l'article
Les avantages de la domiciliation commerciale
Encore appelée la domiciliation d’entreprise, elle représente l’une des premières exigences de la création d’une entreprise. Une entité légalement créée doit normalement avoir son numéro d’identification commerciale. Pour ce faire, les services administratifs demandent aux entrepreneurs d’apporter la preuve du siège social de leur entreprise. Au détriment des autres possibilités de siège social qui existent, les sociétés de domiciliation agréées proposent leurs services aux nouvelles entreprises.
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Facilitation de la gestion administrative et fiscale des entreprises domiciliées
Tout d’abord, les entreprises domiciliées ont l’obligation de signer un contrat de prestation avec les sociétés de domiciliation choisie. En effet, les articles du contrat doivent préciser les missions à effectuer par la société de domiciliation pour le compte de l’entreprise. Généralement, les entités bénéficient d’une bonne gestion administrative (réception et l’envoie des courriers administratifs, le partage des informations commerciales aux clients).
L’obtention d’une salle de réunion conviviale et la tenue régulière de la comptabilité
Selon les normes commerciales, le siège social attribué aux entreprises domiciliées doit être doté d’une salle de réunion ou de conférence. En outre, les factures de vente ou d’achat de ces entreprises doivent faire l’objet d’une parfaite comptabilisation. C’est d’ailleurs ce qui conduit à la détermination du résultat comptable et fiscal d’une entreprise. Ainsi, les sociétés de domiciliation, sur la demande des entités, peuvent tenir la comptabilité de leur client.
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Cependant, le monde des affaires commerciales a connu une croissance exponentielle ces dix dernières années. De ce fait, le marché des sociétés commerciales est entortillé par des prestataires de domiciliation non agréés (non reconnus par l’État).
Les inconvénients liés à la souscription des services d’une société de domiciliation non agréés
La domiciliation commerciale, en elle-même, ne revêt aucun inconvénient pour les entreprises. Par contre, il existe des sociétés de domiciliation qui proposent de l’œuf et fournissent un caillou après être payé. C’est la raison fondamentale qui justifie la citation en or de J.R.R. Tolkien. Celui-ci soulignait que « Tout ce qui brille n’est point de l’or ». Il faut souligner que la majeure partie des sociétés de domiciliation ont des services en ligne. Après avoir souscrit à ces services virtuellement, la réalisation ou l’attribution du siège social n’est plus effective.
Manquement au principe du secret professionnel lié aux données des entreprises domiciliées
Selon les règles comptables, les données commerciales d’une entreprise ne doivent pas être divulguées à une tierce personne. Force est de constater que certaines sociétés communiquent les données administratives aux concurrents de l’entité domiciliée. Ce faisant, les entreprises se retrouvent face à une problématique de « concurrence déloyale ».
Ajustement à la hausse de prix mensuel de domiciliation
Après la conclusion du contrat de domiciliation, certaines entreprises constatent une augmentation brusque de leur frais de domiciliation. Pour se justifier, les sociétés de domiciliation insinuent qu’il s’agit du prix complémentaire des services administratifs.
En définitive, la domiciliation commerciale ou d’une entreprise est une très bonne option. Néanmoins, il faut s’assurer de la fiabilité de la société de domiciliation. Il suffira de recueillir l’avis des anciennes entreprises domiciliées, et analyser le commentaire des internautes sur le site web de la société.
Les critères à prendre en compte pour choisir une société de domiciliation commerciale
Choisir une société de domiciliation commerciale est crucial pour toute entreprise. Effectivement, le siège social d’une entreprise est l’adresse officielle à laquelle les tiers effectuent des correspondances avec cette dernière. Dans cet ordre d’idées, il faut prendre en compte certains critères avant de choisir sa société de domiciliation.
La première chose à considérer lors du choix d’une société de domiciliation est sa localisation géographique. Il faut s’assurer que celle-ci se trouve dans un environnement adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise et permette aussi une proximité physique avec ses partenaires ou clients habituels.
Il faut opter pour une société qui offre un panel complet de services en relation avec la vie administrative d’une entreprise : réception et gestion du courrier, mise à disposition des salles de réunions équipées ou encore assistance juridique notamment sur la création et modification statutaire.
Il ne faudrait pas souscrire excessivement au service non plus ! Le prix peut varier selon plusieurs éléments comme le secteur géographique dans lequel se situe votre domicile commercial mais aussi les prestations proposées par ladite agence (location ponctuelle/ permanente des locaux…).
Bref, quel que soit le prix payé, il doit être fixe sur toute la durée du contrat signé entre vous et votre prestataire choisi. Pour éviter toute confusion quant aux tarifs pratiqués, il faut demander un devis gratuit à la société choisie. Cela vous permettra d’avoir une idée claire sur les tarifs pratiqués par votre prestataire.
Pour choisir sa société de domiciliation commerciale, il faut prendre en compte plusieurs critères tels que la localisation géographique, les services proposés ainsi que le tarif pratiqué. Ces éléments définiront si oui ou non l’entreprise correspond aux attentes et besoins spécifiques de l’entité à domicilier.
Les obligations légales liées à la domiciliation commerciale
La domiciliation commerciale est l’adresse officielle du siège social d’une entreprise. Elle permet à cette dernière de recevoir du courrier, des factures et toutes autres formes importantes dans le cadre de ses activités administratives. La domiciliation commerciale est soumise à certaines règles légales.
Le code civil impose expressément que toute personne physique ou morale doit avoir une adresse pour être identifiée fiscalement et juridiquement. Selon cet article, il faut une adresse qui puisse servir de lieu effectif de gestion administrative et comptable aux entreprises, même si elle n’est pas forcément leur principal lieu d’activité.
En fonction des activités exercées par les entreprises, elles doivent répondre à différentes normativités spéciales qui peuvent imposer notamment l’aménagement spécifique des locaux (hygiène/sécurité), être situées en zone géographique particulière ou encore disposer de certains équipements techniques obligatoires.
La société ayant opté pour la domiciliation commerciale doit procéder à son immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette formalité consiste notamment en l’établissement d’un document appelé « Dossier d’Immatriculation » qui sera déposé au greffe du tribunal de commerce compétent. Ce dossier doit contenir une attestation de domiciliation établie par le prestataire ayant fourni la solution de domiciliation à l’entreprise.
Pensez à bien domiciliation commerciale comprennent que cette adresse servira aussi comme adresse fiscale. Cela signifie donc qu’il faudra y recevoir tout courrier ou avis provenant notamment des administrations fiscales et/ou sociales, mais aussi que toutes les factures fournisseurs et clients seront envoyées à cette même adresse.
Pensez à bien se renseigner sur les obligations légales liées à ce choix afin d’éviter tout désagrément futur potentiellement coûteux en termes financiers et administratifs.