Sylaé : le portail employeur expliqué

Les entreprises ont le droit, depuis plusieurs années maintenant, de proposer des contrats aidés pour personnes en difficultés, ou sans diplômes. C’est notamment le cas des CUI qui sont des contrats d’insertion, des Emplois d’avenir, des contrats pour travailleurs handicapés et les contrats d’apprentissage.

La plupart de ces contrats sont payés en partie par l’État, ce qui permet à des entreprises ayant peu les moyens de recruter des personnes volontaires, de trouver des employés. Pour faciliter la gestion de ces contrats et notamment la partie financement par l’État, le gouvernement a créé une plateforme pour les employeurs, appelée Sylaé.

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Sylaé est mis à disposition gratuitement

L’utilisation de cet outil par les équipes des ressources humaines n’est pas obligatoire, si bien que le gouvernement le met à disposition gratuitement. Même s’il n’est pas obligatoire, il est très utile. Si vous désirez profiter de ce service d’aide à la gestion des contrats, deux choix s’offrent à vous.

La gestion 100 % dématérialisée

Ce système s’adresse à toutes les entreprises ayant instauré un système de gestion électronique des documents (GED) avec signature électronique. Beaucoup d’établissements publics sont déjà dotés de ces équipements, pour une démarche plus environnementale. Si tel est votre cas, vous pouvez directement installer cet outil.

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La gestion dématérialisée partielle

Pour ceux n’ayant pas de système de gestion électronique, il convient de prendre la version partielle. Avec cet outil, vous n’avez qu’à saisir vos données dans le logiciel puis de les imprimer pour les signer et les faire signer à vos employés. Il faudra, dans un autre logiciel, saisir les paies, les imprimer aussi et envoyer le tout par courrier.

À quoi sert le portail employeur Sylaé ?

Sylaé est donc un outil pour gérer les contrats aidés de votre entreprise. Il sert précisément à enregistrer les attestations de présence en entreprise. L’employeur doit justifier de la présence de son employé lorsqu’il est au bureau. C’est donc très utile si vous avez un employé en contrat d’apprentissage, en alternance et qu’il passe plusieurs jours par semaine à l’école. Vous pouvez également y rentrer toutes les absences de vos employés pour que le calcul de la paie se fasse plus rapidement.

C’est aussi un bon moyen de s’assurer que vous ne payez que les jours travaillés et que l’État verse l’aide correspondante au temps de travail. Le fait de remplir les attestations directement en ligne est également un véritable gain de temps. Une fois votre compte créé et l’employé entré dans la base de données, vous n’avez plus qu’à remplir des cases qui génèrent automatiquement une attestation. Plus besoin de créer des modèles sous votre logiciel de traitement de texte ou votre tableur.

Pour vous y retrouver aussi, c’est beaucoup plus rapide. Vous n’avez plus qu’à filtrer par employé, par période ou par type de contrat, pour retrouver des informations. Plus besoin de chercher dans des dossiers envoyés aux archives depuis des années. Ce logiciel est en fait un outil de gestion des employés, réservé aux contrats aidés par l’État.

Comment obtenir Sylaé, le portail employeur

Pour travailler sur ce logiciel, vous devez d’abord créer un compte sur le portail accessible depuis le site du gouvernement. Vous y trouverez une interface sur laquelle vous pouvez créer un compte. Pour avoir l’accréditation et pouvoir se servir de cette plateforme, vous avez juste à entrer votre Siret et un code d’inscription qui est associé à votre Siret. Pour information, c’est Pôle Emploi ou l’ASP qui vous donne ce code. L’ASP est l’agence de services et de paiement.

Si vous n’en avez pas, cliquez seulement sur la case correspondante et le prescripteur vous en transmettra un.

Acheter un certificat électronique

Pour profiter parfaitement de ce service, nous conseillons à toutes les entreprises, même les plus petites qui embauchent uniquement quelques salariés d’investir dans un certificat électronique. Tout gérer électroniquement est beaucoup plus simple. Vous n’avez plus besoin d’imprimer ou d’attendre qu’un courrier soit arrivé à chaque démarche administrative.

Pour vous procurer une signature électronique, vous devez vous renseigner auprès des fournisseurs agréés. Ce type de signature est une réelle pièce d’identité qui vise à garantir la conformité de vos documents administratifs. Il est impossible de passer par un autre fournisseur qu’un centre certifié par l’Union européenne.

Des contacts disponibles si vous avez besoin d’aide

Tout le monde n’est pas un professionnel de l’informatique et pour certains, les mots GED ou signature électronique ne veulent rien dire. Sachez que pour vous aider dans vos démarches et faciliter l’emploi d’apprenti, vous pouvez trouver de l’aide sur plusieurs plateformes dédiées en ligne pour les plus aguerris, mais également par email ou au numéro disponible sur le site du gouvernement. Vous pouvez par ailleurs vous rapprocher de Pôle Emploi. Sachez que si vous travaillez déjà sur des plateformes annexes de l’ASP, vous pouvez vous servir de vos accès pour créer un compte plus rapidement.