Comment mieux organiser vos déplacements professionnels

Un déplacement professionnel fait généralement partie des enjeux importants pour une entreprise. Il a souvent pour but la signature éventuelle d’un nouveau contrat, la présentation d’un nouveau produit ou encore une conférence sur différents travaux. Cependant, pour rester concentré sur l’essentiel, il faut que votre voyage soit bien préparé. Trouvez dans cet article, quelques conseils utiles pour mieux organiser vos déplacements professionnels.

Bien calculer les frais de votre déplacement professionnel

Si vous avez un voyage professionnel à effectuer, vous devez immédiatement apprendre à calculer les frais de déplacement afin d’éviter les erreurs. Au cours d’un tel déplacement, vous serez parfois obligé de travailler en dehors de vos heures de travail normales et à dormir hors de votre résidence. Pour cela, différents postes de dépenses doivent être considérés. Il s’agit surtout des :

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• Frais d’hébergement ;

• Frais de transport ;

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• Frais de participation (s’il est question d’un séminaire ou bien d’un congrès professionnel) ;

• Frais de repas ;

• Etc.

Il faut que les frais engagés soient aussi considérés pendant le calcul. À cet effet, vous devez vous baser sur le barème fixé par l’URSSAF.

Pour un déplacement professionnel, il est important de retenir que vous aurez à accomplir quelques missions sur place. Pour cela, commencez alors par vous planifier le plus tôt possible afin d’être plus efficace au cours de votre voyage d’affaires. Évitez toutefois de vous concentrer seulement sur votre feuille de route. Vous pouvez utiliser ce calendrier 2023 à cet effet. Pensez à vous renseigner sur le lieu du rendez-vous, l’hébergement, le transport, etc.

Faire uniquement les réservations nécessaires

Au cours d’un déplacement professionnel, le transport est un poste de dépense à ne pas négliger. Selon la distance et le mode de paiement choisi, les factures de frais peuvent rapidement augmenter.

Afin de mieux maîtriser votre budget et éviter les imprévus, il est recommandé d’anticiper les dépenses relatives au transport en réservant le plus tôt possible. Vous pouvez aussi opter pour le paiement par cartes affaires. Non seulement elle vous évite le stress de dernière minute, mais cette démarche vous permet aussi de profiter des meilleurs tarifs.

Souscrire les contrats d’assurances nécessaires

Pendant l’organisation d’un voyage professionnel, vous devez penser aux assurances. Généralement, les cartes bleues ou les cartes affaires ainsi que la responsabilité civile proposent une couverture suffisante aux assurés. Toutefois, chaque entreprise doit préparer une assurance voyage pour chacun de ses membres. En effet, il s’agit d’une disposition obligatoire indiquée de manière claire dans l’article L.412-1 du Code du travail.

Lorsqu’elle existe, l’assurance voyage s’occupe de la couverture des risques inhérents à un voyage professionnel. Elle représente en effet un moyen efficace pour faire face à toutes situations pouvant survenir pendant un déplacement professionnel.

En cas d’incident, votre assureur se chargera de la couverture des frais médicaux et le rapatriement. Ainsi, vous évitez les dépenses qui risquent d’affecter de façon négative le budget de votre entreprise.

S’équiper de cartes pros

Afin de simplifier vos paiements post déplacement et même pendant le déplacement, vous pouvez opter pour les cartes de paiement professionnelles. Ces dernières aident les employés de n’avoir à faire aucune avance personnelle et aident les employeurs à contrôler les dépenses effectuées.