Comment se protéger des factures impayées ?

Les factures impayées sont l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises font faillite. Il s’agit d’une véritable menace qu’il ne faut pas négliger, et ce, dès le moment où vous créez votre entreprise. En effet, les retards de paiement créent des problèmes de trésorerie et peuvent même conduire l’entreprise à la recherche de revenus additionnels. Heureusement, il existe des solutions qui permettent d’éviter les impacts des éventuels retards de paiement. Voici nos solutions pour vous protéger des factures impayées.

Souscrivez une assurance-crédit pour les impayés

L’assurance-crédit est indispensable quand vous octroyez un délai de paiement à vos clients. En effet, cette situation présente toujours un risque sérieux, même avec une entreprise que vous connaissez déjà très bien. Ne perdez pas de temps à déterminer s’il vous faut une assurance-crédit pour vous couvrir en cas d’un retard de paiement ou d’une facture impayée.

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Il s’agit d’un mécanisme qui permet de couvrir l’insolvabilité ou le défaut de paiement d’un débiteur dans le cadre d’une transaction avec report de paiement. Si jamais le client ne paie pas, l’assurance-crédit va protéger votre créance en couvrant jusqu’à 95 % de la dette. En général, la principale situation dans laquelle elle est utilisée, c’est quand la société fait faillite. Mais d’autres causes peuvent aussi être prévues, comme les risques politiques. Outre l’indemnisation proprement dite, l’assurance-crédit est aussi un mécanisme qui permet de surveiller la santé financière des clients qui bénéficient du système de report de paiement.

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Comment choisir un bon contrat d’assurance-crédit ?

Le choix du contrat d’assurance-crédit nécessite la prise en compte de plusieurs facteurs pour trouver la couverture la plus avantageuse. La première méthode, c’est de demander plusieurs devis. Pour les comparer, vous devez tenir compte de la hauteur de la couverture, des situations dans lesquelles il y aura réparation…

Vous pouvez aussi aller plus vite en utilisant un site comparateur de solutions d’assurance-crédit. Grâce à ces sites, vous allez trouver les offres les plus avantageuses rapidement. Les comparateurs vont effectuer :

• des études comparatives du marché, dans sa globalité et par rapport à vos besoins précis,
• l’étude des offres proposées par les assureurs pour couvrir le poste client des entreprises,
• comparer les offres des assureurs-crédit pour trouver la police qui permet de garantir les impayés au meilleur tarif.

Sur ces sites, il est généralement demandé de simuler votre cas pour connaître vos besoins, vos contraintes et votre éligibilité à souscrire à cette assurance. Le site utilise des outils performants et des critères bien précis pour évaluer et vérifier la solvabilité de vos clients et futurs clients. L’outil en ligne va calculer la couverture maximale de votre contrat en fonction de vos encours et limite de décaissement.

L’utilisation d’un comparateur est importante pour comprendre le fonctionnement du mécanisme de protection contre le non-paiement de créances et les services proposés par les assureurs sur ce point. Elle vous permet aussi de comprendre et de comparer les différentes options de garantie financière nécessaires pour vous protéger au mieux et assainir vos finances dans les meilleures conditions.

Factures impayées : faites des recherches sur vos clients avant de collaborer avec eux

Avant de vous engager avec un client, il est indispensable de bien se renseigner sur lui, notamment sur sa solvabilité. En effet, c’est le meilleur moyen qui s’offre à vous pour prévenir les impayés. Vous devez savoir repérer les clients qui ont la capacité de vous payer dans les délais fixés.

Bien entendu, pour être efficace, cette démarche doit être réalisée avant toute collaboration avec le client, mais aussi pendant votre relation commerciale. En effet, le risque client peut s’accroître en cours de collaboration, ce qui implique une actualisation constante des informations dont vous disposez. Différents instruments sont à votre disposition pour vérifier la solvabilité d’un client :

• les banques,
• les renseignements internes comme les services commerciaux,
• le registre de commerce,
• les services comptables.

Ils vont vous renseigner sur la santé financière de l’entreprise. Vous saurez si elle est en situation d’endettement, ce qui peut compromettre sa solvabilité. À partir des renseignements commerciaux et financiers dont vous disposez, vous pouvez décider d’accorder ou non un délai de paiement aux clients. Vous pouvez aussi classifier vos clients selon leur degré de solvabilité. Bien sûr, il faut des informations sûres, complètes et à jour pour prendre les bonnes décisions. Diversifiez vos sources au maximum et ne vous fiez pas uniquement aux informations données par l’entreprise elle-même. Par ailleurs, en cas de doute sur un nouveau client, il est recommandé de demander 30 à 40 % d’acompte. C’est un procédé qui permet de gagner un nouveau client tout en vous protégeant.

Gérez au mieux votre trésorerie pour pallier d’éventuels impayés

Même si vous avez souscrit une assurance-crédit, cette dernière ne couvre pas toutes les situations qui peuvent se présenter. Aussi, il est nécessaire d’avoir un plan B qui vous permettra de pallier les impayés. L’optimisation de votre gestion de trésorerie est essentielle pour limiter au maximum l’impact d’un imprévu. Par ailleurs, vous pouvez vous appuyer sur l’historique de paiement pour détecter et entrevoir les signes précurseurs d’un retard ou d’un défaut de paiement. Des petits retards répétitifs ou des dérèglements dans le planning sont des signes qui doivent vous alerter. Vous pouvez demander des acomptes sur les prochaines factures pour vous protéger.

En cas d’impayé ou de retard de paiement, agissez immédiatement en commençant par des relances téléphoniques. Si la situation ne s’améliore pas, vous pouvez lui envoyer une lettre de mise en demeure par courrier avec accusé de réception. Il est essentiel d’essayer coûte que coûte de régler le problème à l’amiable pour éviter le recours en justice qui est chronophage et coûteux. De plus, les litiges ne sont jamais bénéfiques pour une entreprise. Par exemple, vous pouvez proposer un échéancier de paiement à votre client.

Vous pouvez aussi utiliser l’affacturage qui est un mécanisme de recouvrement efficace pour assainir vos finances. En effet, le paiement des factures est avancé par une entreprise d’affacturage qui se charge ensuite du recouvrement auprès du client. Ce système permet les caisses vides étant donné que les factures sont payées en quelques jours, tout au plus.

Mettez en place des procédures de relance pour éviter les retards de paiement

Pour éviter les factures impayées, il faut mettre en place des procédures de relance efficaces qui permettent d’anticiper tout retard de paiement. Dans un premier temps, vous pouvez envoyer une première lettre ou un email à votre client quelques jours avant la date limite pour lui rappeler l’échéance du paiement. Cette première alerte peut suffire à régler le problème. Si ce n’est pas le cas, prévoyez plusieurs étapes dans vos relances : une première par courrier simple puis une seconde par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il faut mettre en place une stratégie de prévention et des actions précises face à l’impayé. La mise en place d’une politique interne adaptée favorisera aussi la fluidité du processus administratif ainsi que la sérénité financière au sein de votre entreprise.

Envisagez des solutions alternatives comme l’affacturage pour prévenir les impayés

Si malgré toutes ces précautions, un client ne règle pas sa facture, il est possible d’envisager des solutions alternatives pour se protéger contre les impayés. L’une d’entre elles est l’affacturage. Cette technique de financement à court terme permet à une entreprise de vendre ses créances clients (factures) à une société spécialisée en échange d’un financement immédiat.

L’avantage principal de cette méthode est que vous êtes assuré(e) d’être payé(e) tout en bénéficiant rapidement des fonds nécessaires pour faire face à vos dépenses courantes et investir dans votre activité. Le factor ou affactureur peut gérer les relances et la gestion administrative liées aux factures clientes qui lui sont cédées.

Bien entendu, chaque entreprise doit étudier avec soin si l’affacturage correspond bien à ses besoins et quelles seront les conditions proposées par le factor retenu. Le coût de ce type de service peut varier en fonction du montant total des créances cédées ainsi que du niveau de risque encouru par la société spécialisée dans l’affacturage.

Il existe différentes façons pour se prémunir contre les factures impayées mais chacune doit être choisie selon ses besoins propres et adaptée au secteur professionnel concerné. La vigilance demeure le meilleur moyen d’éviter la majorité des problèmes : veillez donc toujours sur votre trésorerie comme sur vos relations commerciales afin que celles-ci soient fructueuses pour tous !