Comment optimiser le processus achat en entreprise 

Pour effectuer ses achats de la manière la plus judicieuse possible, l’entreprise a tout intérêt à mettre en place des processus achats rigoureux. Les achats en entreprise représentent en effet une importante source d’économies, à condition d’être effectués de façon précise. Découvrez dans cet article les principales étapes d’un processus achat efficace, ainsi que les pistes d’amélioration à mettre en place pour optimiser les méthodes d’approvisionnement en entreprise.

Les étapes du processus achat

Le processus achat désigne l’ensemble des étapes aboutissant à un achat de bien ou de service, au profit du fonctionnement de l’entreprise. Ce processus démarre donc au moment de l’expression du besoin interne, jusqu’au paiement de l’achat et au suivi des travaux. On peut alors diviser le processus en 10 grandes étapes-clés :

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• La
  rédaction du cahier des charges :

Le besoin du client interne est recueilli par l’équipe achat, précisé, analysé et mis en forme dans un cahier des charges. Ce dernier doit notamment comporter les caractéristiques du produit, l’usage prévu, la date de livraison souhaitée, le budget alloué, etc.

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• La
  recherche de fournisseurs :

En fonction des éléments du cahier des charges, une première étape de sélection est menée. Il s’agit de choisir un ensemble de fournisseurs susceptibles de pouvoir répondre à la demande d’achat.

• La mise en
  concurrence :

Un appel d’offre est lancé auprès des fournisseurs potentiels afin de pouvoir comparer les différentes propositions.

• L’analyse
  des offres :

Les offres reçues sont centralisées, comparées et analysées. Une pré-sélection est faite parmi les fournisseurs les plus adaptés à la demande.

• La
  sélection de l’offre :

L’offre la plus stratégiquement adaptée aux objectifs de l’entreprise est sélectionnée. Le fournisseur en question est alors contacté pour une proposition de collaboration.

• La
  négociation :

Le but est ici d’obtenir les meilleures conditions de partenariat au travers du rapport qualité/prix, de la conformité du produit ou du service et des délais de livraison.

• La
  validation de l’offre :

Après négociation, l’approbation des décisionnaires est sollicitée en vue de la signature du contrat avec le prestataire choisi.

• La
  contractualisation :

Les modalités de la collaboration et les conditions d’engagement sont mises sur papier et signées par les deux parties. La contractualisation permet de poser les bases d’une relation de confiance.

• Le
  paiement :

Le paiement du bon de commande vient concrétiser l’achat.

• Le
  suivi des travaux :

Tout processus achat doit également prendre en compte le suivi de la livraison et la veille au respect des conditions d’engagement, et ceci de façon régulière pour chaque fournisseur.

Comment améliorer le processus achat en entreprise ?

La simple application de ces étapes-clés ne suffit pas toujours à mettre en place un processus achat performant. D’autres critères entrent en jeu, comme la bonne communication entre les services et la digitalisation.

Miser sur le collectif

Plusieurs études ont mis en évidence un obstacle fréquent aux processus achats en entreprise. Il s’agit de l’organisation « en silos ». Ce type d’organisation très cloisonnée est un frein à l’efficacité du processus. Les services concernés par les achats agissent chacun dans leur coin sans se concerter avec les autres équipes. Utilisant chacun leurs propres systèmes et méthodes, la continuité des processus n’est pas permise. Les opportunités de gains sont alors manquées. Ce cloisonnement excessif génère également des coûts inutiles, qui auraient pu être évités par des échanges plus fluides et une interopérabilité des systèmes. Favoriser une bonne communication et des échanges de données entre les services achats, ventes et finances est donc un premier pas vers une amélioration du processus achat.

Adopter la digitalisation

Digitaliser certaines étapes du processus achat permet un gain de temps considérable et une plus grande efficacité. Les systèmes de e-sourcing et e-procurement permettent par exemple d’automatiser certaines tâches et d’ainsi réduire les risques d’erreur et les coûts de main-d’œuvre. La validation des offres, l’envoi de bons de commande, la facturation et les paiements sont autant d’étapes à digitaliser afin d’optimiser le temps et le budget de l’entreprise. La digitalisation permet également d’obtenir une meilleure visibilité globale sur les dépenses et de rendre les processus beaucoup plus fluides. L’entreprise gagne ainsi en productivité et en compétitivité.

Les outils et technologies à utiliser pour optimiser le processus achat en entreprise

Pour améliorer les processus d’achat, de nombreux outils technologiques sont disponibles. Voici quelques exemples :

L’ERP est un logiciel permettant de gérer l’ensemble des opérations d’une entreprise, depuis la gestion des finances jusqu’à la planification de la production. Ce type de système convient parfaitement aux entreprises qui souhaitent centraliser leurs données d’achat. Effectivement, l’utilisation d’un ERP permet une meilleure coordination entre les différents départements concernés par les achats.

Certains éditeurs proposent des solutions dédiées à l’e-sourcing, comme Ariba ou Synertrade. Ces plateformes permettent aux entreprises d’avoir accès à un large choix de fournisseurs pour réaliser leurs achats dans les meilleures conditions possibles.

L’e-procurement est un autre outil adapté au suivi du processus d’achat en entreprise. Cet outil simplifie le traitement automatisé des demandes et offre une visibilité accrue sur les engagements financiers liés aux contrats conclus avec les fournisseurs. Grâce au procédé dématérialisé, il devient plus simple d’enregistrer et de suivre chaque étape du cycle : de l’étape de la demande à celle de la livraison et du paiement. L’e-procurement est aussi souvent utilisé pour garantir une meilleure visibilité, ainsi que pour éviter les erreurs et réduire les coûts.

Le traitement des factures constitue souvent un goulot d’étranglement dans le processus d’achat en entreprise. Les outils d’e-invoicing ont été développés pour répondre à cette problématique. Cette solution permet aux fournisseurs d’envoyer leurs factures directement sur une plateforme digitale, qui s’intègre parfaitement avec le système comptable de l’entreprise cliente. Cela facilite grandement le traitement des factures, accélère leur validation et diminue fortement les risques d’erreurs.

La mise en place d’un processus d’achat performant est essentielle pour optimiser les performances de votre entreprise tout en réduisant vos coûts. Grâce à une méthodologie claire, une organisation efficace et l’utilisation d’outils adaptés tels que l’ERP, l’e-sourcing ou encore l’e-procurement, vous pouvez y parvenir facilement. N’hésitez pas à vous tourner vers des experts spécialisés dans ce domaine qui sauront vous accompagner dans cette démarche.

Comment impliquer toutes les parties prenantes dans le processus d’achat pour une meilleure efficacité ?

Comment suivre efficacement les commandes passées ?

Pour optimiser le processus d’achat en entreprise, il est primordial de suivre rigoureusement toutes les commandes qui sont passées. Voici quelques astuces pour y parvenir :

• Centralisez vos demandes d’achat ;
• Mettez en place un système de suivi automatisé des demandes d’achat ;
• Définissez clairement l’étape à laquelle se trouve chaque commande.

Centralisez vos demandes d’achat

Afin d’éviter toute confusion lors du processus d’achat, centralisez tous les acteurs impliqués dans le processus et créez une liste claire et exhaustive regroupant tous les besoins de chaque département. Cette solution permettra ainsi aux acheteurs de mieux appréhender leurs exigences respectives et leur donnera plus de temps pour s’organiser.

Suivi automatisé des demandes d’achat

Avec un système informatique performant, vous pouvez mettre en place un suivi automatisé des demandes. Grâce à cet outil, vous savez en temps réel où se situe votre commande (en attente de validation, préparation ou expédition). Vous pouvez aussi être alerté(e) dès qu’une étape spécifique est atteinte ou si quelque chose ne va pas selon le planning établi.

Il peut aussi être judicieux d’avoir une interface de gestion qui permettra à tous les acteurs impliqués d’avoir accès à l’ensemble des informations liées aux commandes et ainsi suivre leur avancement en temps réel.

Définissez clairement l’étape à laquelle se trouve chaque commande

Vous devez définir clairement toutes les étapes du processus d’achat pour éviter toute confusion lors du suivi des commandes. Il faut aussi préciser qui est responsable de chacune des tâches et préciser une date butoir pour chaque étape.